Information quant au traitement des données à caractère personnel des membres MyPanel

(Version intégrale FR - 08/10/2024)

1. Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?

Le terme « données à caractère personnel », regroupe toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

2. Pourquoi ILRES S.A. traite-t-elle les données à caractère personnel des Membres MyPanel ?

ILRES S.A. est une entreprise d'étude de marché et de recherche d'opinion. Son activité l’amène à réaliser des enquêtes multi thématiques.

Une partie de ces enquêtes se fait auprès de participants volontaires, appelés les Membres MyPanel. Il s’agit de personnes qui ont marqué leur accord à ce qu’ILRES S.A. les invite régulièrement à participer aux enquêtes qu’elle réalise via des questionnaires en ligne.

Lorsque vous souhaitez devenir Membre MyPanel, ILRES S.A. vous demande de vous inscrire via un formulaire à remplir en ligne, et qui reprend des informations générales vous concernant, comme par exemple votre commune de résidence, votre date de naissance, le nombre de personnes faisant partie de votre ménage.

Une fois inscrit, vous serez régulièrement invité à répondre à des questionnaires en ligne.

Chaque questionnaire complété intégralement vous donne droit à une récompense, dont le montant en euro varie en fonction du nombre de questions posées. Vous pourrez demander à chaque instant le versement de la somme de vos récompenses sur le compte bancaire de votre choix, le vôtre, celui d’un tiers, ou même celui d'une œuvre de charité.

La finalité du traitement des données à caractère personnel de ses Membres MyPanel par ILRES S.A. est de disposer d’un panel de personnes qui acceptent de communiquer de façon régulière leur avis sur les thèmes et les produits abordés dans les enquêtes qu’elle leur soumet et que ces avis puissent être utilisés pour établir des statistiques.

Les finalités propres à chaque enquête seront communiquées en même temps que l’invitation à participer, sinon en début de questionnaire. Il pourra s’agir par exemple d’enquêtes relatives à des sujets d’actualité, de sondage politiques, d’avis concernant un produit, …

3. Qu’est-ce qui autorise ILRES S.A. à traiter les données des Membres MyPanel ?

Le traitement des données à caractère personnel des Membres MyPanel intervient sur base de leur consentement. C’est sur une base volontaire que vous devenez Membre MyPanel , et il vous est loisible de vous retirer de cette liste de panélistes à tout moment. De même, bien qu’ILRES S.A. compte sur la collaboration de chacun de ses Membres MyPanel, aucun d’entre eux n’est jamais obligé de participer à l’enquête pour laquelle elle les sollicite, ni même de répondre à l’intégralité des questions posées dans une enquête.

Néanmoins, il va de soi que certaines informations sont indispensables au maintien de la relation que chacun des Membres MyPanel entretient avec ILRES S.A. Celle-ci ne peut pas inviter ses Membres MyPanel à répondre à ses enquêtes sans utiliser leur adresse e-mail, et elle a besoin de connaître les coordonnées bancaires de la personne à qui elle doit payer leurs récompenses, qu’il s’agisse d’eux même ou d’un tiers.

4. Qui est responsable du traitement des données personnelles des Membres MyPanel ?

ILRES S.A. est le responsable de traitement, c’est-à-dire la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement.

ILRES S.A.
Siege Social : Atrium Business Park, 41, rue du Puits Romain L-8070 Bertrange
Téléphone: +352499291
https://www.ilres.com

ILRES S.A. a nommé un délégué à la protection des données que vous pouvez contacter par e-mail à l’adresse DPO@ilres.com, sinon en utilisant les coordonnées ci-après :

Adresse postale : ILRES S.A., Atrium Business Park, 41, rue du Puits Romain L-8070 Bertrange Téléphone:+352499291

Il arrivera que le client d’ILRES S.A. soit responsable conjoint du traitement des données collectées au travers de l’enquête. Il arrivera aussi qu’ILRES S.A. ne soit que le sous-traitant du traitement de données. L’identité de ce responsable conjoint ou du responsable dont ILRES S.A. serait le sous-traitant sera chaque fois que possible communiquée à la personne qui participe à l’enquête, soit avant de participer, soit parfois en fin de questionnaire lorsqu’il est nécessaire de cacher l’identité en question pour ne pas influencer les réponses du participant. Il arrivera aussi exceptionnellement que l’identité du responsable conjoint ou du responsable dont ILRES S.A. serait le sous-traitant doive rester secrète, auquel cas ILRES S.A. expliquera les motifs de ce secret dans l’e-mail d’invitation à participer au questionnaire.

En tout état de cause, les participants pourront toujours s’adresser à ILRES S.A. pour obtenir des informations relatives au traitement de données et faire valoir leurs droits.

5. Comment sont utilisées les données à caractère personnel des Membres MyPanel et que deviennent-elles ?

ILRES S.A. recueille les informations que ses Membres MyPanel lui communiquent au travers des questionnaires auxquels ils répondent, afin de réaliser des enquêtes et sondages relatifs à la vie économique, politique et sociale et des études de marché. Elle combine ces informations et les analyse pour en établir des rapports qu’elle publie ou remets à ses clients sous forme de statistiques.

ILRES S.A. invite également ses Membres MyPanel à participer à des enquêtes menées par ses partenaires commerciaux, auxquel cas ce sont ces partenaires qui recueillent les informations communiquées au travers du questionnaire. Ces partenaires n’ont toutefois pas accès aux données de contact des Membres MyPanel. ILRES S.A. vérifie par ailleurs que le contenu des questionnaires d’enquête émanant de ces partenaires ne leur permet pas d’identifier les Membres MyPanel, et elle a pris des mesures contractuelles interdisant cette identification.

Les rapports publiés ou remis aux clients ne permettent pas d’identifier les participants. Les données à caractère personnel des Membres MyPanel sont traitées de façon confidentielle et conservée de façon sécurisée.

6. Que deviennent les données à caractère personnel des Membres MyPanel et combien de temps sont-elles conservées ?

ILRES S.A. conserve les informations lui permettant de prendre contact avec les Membres MyPanel et de payer leurs récompenses aussi longtemps que ceux-ci adhèrent à ce panel.

Elle conserve pour la même durée les données nécessaires à établir des profils panélistes, c’est-à-dire des caractéristiques démographiques telles que la date de naissance, le sexe, la nationalité, la commune de résidence ou la catégorie de revenus. Ces informations lui sont nécessaires lorsque l’enquête qu’elle mène ne concerne qu’un public ciblé, pouvant être sélectionné sur base de ces caractéristiques démographiques. Grâce à ces profils démographiques, ILRES S.A. peut éviter de solliciter inutilement des Membres MyPanel qui ne sont pas concernés par l’enquête en cours. Par exemple, pour éviter de contacter des hommes lorsque le but est de recueillir le seul avis des femmes, ou encore celui des résidents du nord du pays lorsqu’il s’agit de connaître l’avis des habitants du sud.

Les Membres MyPanel peuvent consulter la liste des informations d’ordre démographiques dont ILRES S.A. dispose à leur sujet en se connectant au compte qui leur a été attribué lors de leur inscription.

Les autres informations et opinions que les Membres My Panel communiquent à ILRES S.A. ou à l’un de ses partenaires commerciaux à l’occasion des enquêtes, c’est-à-dire celles qui ne constituent ni des caractéristiques démographiques, ni des données nécessaires à prendre contact ou à payer ses panélistes, sont rendues anonymes dès que possible, en fonction de l’enquête, et en particulier de la durée durant laquelle elle doit se dérouler. ILRES S.A. conservera ces données à caractère personnel pour une durée de 3 à 6 mois, afin d’être en mesure de répondre à la demande du client qui voudrait vérifier la validité de l’enquête.

Lorsqu’un Membre MyPanel marque son intention de se retirer de la liste des panélistes, ILRES S.A. conservera le numéro du compte bancaire sur lequel il a demandé le paiement de ses récompenses, les nom et prénom, ou la dénomination sociale du titulaire de ce compte, ainsi que son adresse , durant un délai de dix années commençant à courir le 1 er janvier suivant la date du dernier paiement de récompense effectué. ILRES S.A. doit conserver ces informations afin de remplir son obligation de conservation des documents comptables prévue par le code de commerce. Elle n’utilisera alors plus ces informations à d’autres fins.

ILRES S.A. effacera les autres informations concernant la personne souhaitant se retirer des Membres MyPanel au plus tard un mois après réception de la décision de retrait ou demande d’effacement des données, sauf les informations nécessaires à prouver qu’elle a effectivement traité cette demande. Ces informations seront conservées à la seule fin de preuve durant la période de prescription légale applicable à toutes procédures administratives ou actions civiles et pénales à son encontre en relation avec ce traitement, ainsi que le cas échéant jusqu’au prononcé de toutes les décisions définitives et finales suivant l’introduction de pareilles procédures ou actions.

7. Où et comment sont conservées les données à caractère personnel des Membres MyPanel ?

ILRES S.A. prend toutes les précautions pour préserver la sécurité des informations qu’elle amenée à traiter. Pour cela, elle a mis en place toutes les mesures nécessaires à la sécurisation de ses dispositifs informatiques. Les données à caractère personnel sont stockées sur des serveurs sécurisés sis au sein de l’Union européenne, et ne sont accessibles qu’à un nombre limité de ses employés.

8. ILRES S.A. communique-t-elle les données à caractère personnel des Membres MyPanel à d’autres personnes ?

Certains prestataires de services d’ILRES S.A. ont accès à certaines données concernant ses panélistes, telles par exemple les banques pour le paiement des récompenses, ou le prestataire Cloud pour le stockage des données.

Afin de procéder au paiement des récompenses de ses panélistes, ILRES S.A. transfère à son établissement bancaire luxembourgeois le numéro du compte bancaire sur lequel ceux-ci ont demandé ce paiement, les nom et prénom, ou la dénomination sociale du titulaire de ce compte, ainsi que son adresse.

Ces informations sont également transférées par ILRES S.A. à son comptable.

A partir de leur collecte et jusqu’à leur analyse, les données et informations obtenues à l’occasion des sondages sont conservées via un système de Cloud privatif. Le prestataire de service Cloud auquel ILRES S.A. fait appel stocke ces informations sur des serveurs sécurisés sis au sein de l’Union européenne.

Tous ces prestataires de service n’ont accès qu’aux informations indispensables à l’exécution de la tâche qui leur est confiée par ILRES S.A. Celle-ci s’assure contractuellement qu’ils respectent toutes les mesures de sécurités requises quant à ces informations, et qu’ils ne les utilisent pas à d’autres fins que celles d’effectuer la tâche qu’ILRES S.A. leur a confiée.

ILRES S.A. communique les données et informations obtenues à l’occasion des enquêtes en ligne à son client, de façon agrégée, et sans que ce dernier puisse identifier les participants.

Lorsqu’elle propose à ses Membres MyPanel de participer à une enquête de l’un de ses partenaires commerciaux, ILRES S.A. communique à ce partenaire une liste de codes temporaires créés spécifiquement pour chaque enquête. Ces codes sont nécessaires à ILRES S.A. pour identifier les panélistes qui ont répondu à l’enquête et ont donc droit à la récompense. Chacun de ces codes correspond à l’un des Membres MyPanel invité à participer à l’enquête du partenaire commercial, mais, afin de garder l’identité de ses panélistes confidentielle, ILRES S.A. n’indique pas à ce partenaire à qui elle a attribué les codes en question.

Aucune autre donnée à caractère personnel concernant les Membres MyPanel n’est transférée par ILRES S.A. à qui que ce soit, sauf si cette communication était requise par la loi.

9. Quels sont les droits des Membres MyPanel concernant leurs données à caractère personnel ?

Si vous êtes Membres MyPanel, vous bénéficiez des droits suivants concernant vos données à caractère personnel traitées par ILRES S.A. :

• a) Droit d’accès : Vous avez le droit de demander à ILRES S.A. de vous communiquer des informations concernant les données à caractère personnel qu’elle détient à votre sujet. La liste de ces informations est accessible en vous connectant au compte qui vous a été attribué lors de votre inscription.
• b) Droit de rectification et d’effacement : Vous avez le droit de demander à ILRES S.A. de rectifier vos données à caractère personnel dont elle dispose et qui s’avèreraient inexactes. Vous pouvez également demander à ILRES S.A. d’effacer vos données à caractère personnel dont elle dispose. Cette demande pourra cependant entraîner votre retrait de la liste des Membres MyPanel, alors que votre maintient dans cette liste requiert l’utilisation de vos données de contact et de vos informations démographiques. Par ailleurs, ILRES S.A. conservera les données vous concernant dans la mesure où elle y est obligée pour respecter ses obligations légales, dont notamment celle de conservation décennale de ses pièces comptables, ou lorsque la conservation de ces données est nécessaire à l’exercice ou à la défense de ses droits en justice.
• c) Droit de limitation du traitement : Vous avez le droit de demander à ILRES S.A. de suspendre le traitement de vos données à caractère personnel le temps qu’une vérification puisse avoir lieu (par exemple, vérifier l’exactitude des données personnelles traitées).
• d) Droit de portabilité : Vous avez le droit de demander à ILRES S.A. de transmettre les données dont elle dispose vous concernant directement à un autre responsable de traitement, à condition que ce transfert soit techniquement possible.
• e) Droit de retirer votre consentement : Vous avez à tout moment le droit de retirer votre consentement pour le traitement des informations que vous avez données en participant à une enquête.
  Vous avez également le droit de retirer à tout moment votre consentement à ce qu’ILRES S.A. traite les informations que vous lui avez données en devenant Membre MyPanel, c’est-à-dire vos coordonnées de contact et vos données démographiques. Cette demande entraînera cependant votre retrait de la liste des Membres MyPanel, alors que votre maintient dans cette liste requiert l’utilisation de vos données de contact et vos informations démographiques. Par ailleurs, ILRES S.A. conservera les données vous concernant dans la mesure où elle y est obligée pour respecter ses obligations légales, dont notamment celle de conservation décennale de ses pièces comptables, ou lorsque la conservation de ces données est nécessaire à l’exercice ou à la défense de ses droits en justice.
• f) Droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par ILRES S.A.
• g) Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle : Pour l’hypothèse où vous estimeriez qu`ILRES S.A. ne respecterait pas vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Pour le Grand-Duché de Luxembourg, cette autorité de contrôle est la Commission nationale pour la protection des données (https://cnpd.public.lu)

10. Comment pouvez-vous exercer ces droits ?

Vous pouvez exercer vos doits concernant vos données à caractère personnel en écrivant à ILRES S.A., 41, rue du puits Romain L-8070 Bertrange, ou par e-mail à l’adresse DPO@ilres.com

Notez toutefois qu’ILRES S.A. rendra anonyme les données à caractère personnel collectées lors des enquêtes dès que possible, soit parfois dans des délais plus courts que ceux de 3 à 6 mois annoncés au point 6. ci-dessus. Il est donc possible que vos données aient déjà été rendues anonymes au moment où vous formulerez votre demande.

Une réponse vous sera alors adressée dans les meilleurs délais et, sauf circonstance particulière dont ILRES S.A. vous informerait, au plus tard un mois suivant la réception de votre demande.

11. Cookies.

Les questionnaires auxquels nous vous proposerons de participer seront généralement administrés à partir de la plateforme en ligne Nfield, laquelle nécessite l’utilisation des cookies «RequestVerificationToken» et «ASP .NET SessionId». Ces cookies ne permettent en aucun cas de collecter des données à caractère personnel vous concernant. Il s'agit de cookies nécessaires à la protection des informations récoltées au travers du questionnaire, et qui seront détruits à la fermeture du navigateur.