Politique de traitement des données à caractère personnel

Cette notice détaille la façon dont ILRES S.A. traite les données à caractère personnel qu’elle collecte auprès des personnes qui visitent ses sites internet et/ou utilisent les moyens de contact qui y sont renseignés, que ce soit lorsque ces visiteurs lui écrivent par voie postale ou au moyen du formulaire de contact ou encore lorsqu’ils s’adressent à elle ou à l’un de ses employés par téléphone ou par e-mail.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont ILRES S.A. traite les données à caractère personnel lors de ses enquêtes téléphoniques ou de ses enquêtes en ligne, veuillez consulter les notices correspondantes disponibles sur https://ilres.lu/.

Les sites internet d’ILRES S.A. contiennent un formulaire d’inscription pour les personnes qui souhaitent participer régulièrement aux enquêtes et sondages qu’elle réalise en devenant Membre MyPanel. Les détails concernant le traitement de donnée effectué dans ce cadre sont donnés au cours du processus d’inscription.

Au sein de la présente notice, les termes « données personnelles » désignent toutes informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale; Les termes « règlement 2016/679 » désignent le règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

ILRES S.A. est le responsable de traitement des données à caractère personnel qu’elle collecte auprès des personnes qui visitent ses sites internet et/ou utilisent les moyens de contact qui y sont renseignés. Pour toute question ou demande y relative, vous pouvez contacter son délégué à la protection des données soit par courrier adressé à ILRES S.A., 41, rue du puits Romain L-8070 Bertrange, soit par e-mail envoyé sur DPO@ilres.com, ou encore par téléphone au +352 499291.

Néanmoins, les sites internet d’ILRES S.A. contiennent plusieurs liens utiles vers d’autres sites internet. ILRES S.A. n’est en aucun cas responsable de la manière dont vos données personnelles peuvent être traitées lorsque vous suivez ces liens, même s’ils mènent vers les sites internet de sociétés ou organismes partenaires d’ILRES S.A. Il convient donc que vous examiniez attentivement la politique de protection de la vie privée des administrateurs/éditeurs de ces sites, sinon que vous vous adressiez directement à eux pour savoir comment vos données à caractère personnel sont alors traitées.

Données à caractère personnel traitées lors de votre visite sur le site internet d’ILRES S.A.

Une simple visite du site internet d’ILRES S.A. n’entraîne pas de traitement de données à caractère personnel.

Données traitées lors de vos prises de contact avec ILRES S.A.

ILRES S.A. utilise les données que vous fournissez lorsque vous lui écrivez par voie postale, au moyen du formulaire de contact ou encore lorsque vous vous adresser à elle ou à l’un de ses employés par téléphone ou par e-mail aux fins de pouvoir donner suite à votre demande. Ce traitement intervient sur différentes bases légales en fonction du type de demande :

1. Lorsque votre demande concerne une offre que vous sollicitez ou un contrat en cours avec ILRES S.A., le traitement de vos données à caractère personnel interviendra parce qu’il est nécessaire à l'exécution dudit contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (alinéa 1^er, point b) de l’article 6 du règlement 2016/679).

   ILRES S.A. se réserve également le droit d’utiliser les coordonnées de contact de ses Clients et celles transmises par leurs employés afin de communiquer des informations relatives aux services qu’elle propose. Dans ce cas, la base légale du traitement est l’intérêt légitime dont dispose ILRES S.A. de faire connaître ses produits et services afin de développer son activité économique. En contrepartie, ILRES S.A. s’engage à indiquer lors de pareilles communications de type « marketing » comment les personnes concernées peuvent s’opposer à cette utilisation de leurs données.

   ILRES S.A. utilisera enfin les coordonnées de contact de ses Clients et celles transmises par leurs employés pour les inviter à participer à des sondages concernant ses services (enquêtes de satisfaction, tests produits). La base légale de pareil traitement est l’intérêt légitime qu’a ILRES S.A. de disposer des informations nécessaires à améliorer ses produits et services, et à les adapter aux besoins de ses Clients. Ici encore, ILRES S.A. donnera toujours la possibilité aux personnes concernées de s’opposer à cette utilisation de leurs coordonnées de contact professionnel.

2. Lorsque votre demande concerne vos données à caractère personnel et vos droits qui s’y attachent (chapitre III du règlement 2016/679), ILRES S.A. traitera vos données afin de respecter son obligation légale de répondre à pareille demande (alinéa 1^er, point c) de l’article 6 du règlement 2016/679). Elle traitera les informations communiquées dans ce cadre sur base de l’intérêt légitime qu’elle a de conserver une preuve de la gestion de votre demande, cette preuve étant nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de ses droits en justice.
   
   
3. Lorsque votre demande concerne tout autre sujet, ILRES S.A. traitera vos données afin de vous répondre, ce traitement intervenant dans la cadre de son intérêt légitime de gestion des demandes qui lui parviennent (alinéa 1^er, point f) de l’article 6 du règlement 2016/679).

Destinataires de vos données à caractère personnel :

Les données traitées lors de vos prises de contact avec ILRES S.A. sont susceptibles d'être transférées à ses prestataires de services, c’est-à-dire ceux dont l'intervention est utile à l’exécution d’un contrat que vous ou votre société avez conclu avec elle, ou d’autres prestataire tels que ses auditeurs, fournisseurs d’espace Cloud, comptables, ou conseillers juridiques. Ces destinataires de données à caractère personnel sont tenus de respecter les obligations légales et/ou contractuelles en matière de protection des données, en ce compris le secret professionnel et les obligations de confidentialité applicables.

ILRES S.A. peut également transférer les données à caractère personnel lorsqu’elle y est tenue soit en vertu d’une obligation légale ou réglementaire soit en vertu d’une contrainte émanant d’une autorité publique dans les limites légales.

Transfert vers pays tiers :

ILRES S.A. ne transfèrera pas les données à caractère personnel qu’elle traite vers un pays situé hors Union Européenne sans vous en en avoir au préalable informé.

Durée de conservation des données :

Les données traitées lors de vos prises de contact avec ILRES S.A. sont conservées pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités qu’elle poursuit et conformément à ses obligations légales.

Ainsi par exemples :

• Si le traitement de vos données intervient dans le cadre de l’exécution d’un contrat que vous avez sollicité, vos données seront conservées au moins jusqu’à la fin dudit contrat, et, pour celles d’entre elles qui doivent être conservées à titre des obligations comptables, dix années au moins après l’entier paiement des prestations et frais convenus par ce contrat.

• Les coordonnées de contact traitées par ILRES S.A. pour communiquer des informations relatives aux services qu’elle propose ou pour faire des sondages concernant ces services ne seront utilisées qu’aussi longtemps que les personnes concernées font partie de sa clientèle (deux années après dernière prestation d’ILRES S.A.).

• Lorsque ILRES S.A. répond à une demande concernant vos données à caractère personnel, les données relatives à la gestion de cette demande sont archivées pendant la durée nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense des droits d’ILRES S.A.

• Si vous communiquez vos données dans le cadre d’une candidature pour un emploi, et que votre profil correspond au type d’emploi qu’ILRES S.A. propose ou à celui qu’elle recherche, elle conservera ces données de façon sécurisée au plus tard une année après les avoir reçues, sauf si vous vous opposez à ce qu’elle le fasse, ou si l’entrée en relation débouche sur un contrat de travail.

Vos droits lorsque vos données à caractère personnel sont traitées :

Vous disposez du droit de demander l’accès à vos données à caractère personnel traitées par ILRES S.A., et, dans le cas où ces données seraient incomplètes ou erronées, d’en demander leur rectification. Vous disposez également du droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, du droit de vous opposer à leur utilisation ainsi que du droit de demander que vos données à caractère personnel soient effacées des fichiers détenus par ILRES S.A. Vous avez aussi un droit à la portabilité de vos données à caractère personnel, à savoir le droit d’en demander la communication à un autre responsable de traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous pourrez à tout moment retirer votre consentement dans les hypothèses où ILRES S.A. aura dû préalablement requérir un tel consentement pour le traitement de vos données à caractère personnel, auquel cas la légalité du traitement fondé sur le consentement accordé avant son retrait ne sera pas affectée.

Vous pouvez soumettre une demande d’exercice des droits repris ci-avant en envoyant une demande à ILRES S.A., 41, rue du puits Romain L-8070 Bertrange ou par e-mail à l’adresse DPO@ilres.com. Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont ILRES S.A. traite vos données à caractère personnel, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’organisme de contrôle compétent, qui pour le Grand-Duché de Luxembourg, est la Commission nationale pour la protection des données (https://cnpd.public.lu/fr/index.html).